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无损检测报告的三大要求和十大原则
无损检测报告要求内容清晰(clarity)、精确(accuracy)和准时(punctuality),简称CAP。在提供给客户的无损检测(NDT)报告中,这三个指标是报告质量的根本。
报告的内容必须清晰易懂,达到即使是那些不熟悉无损检测的人,都能够明白其中意义的标准。
检测结果必须精确,使得阅读报告的人不会存在任何疑问,其中所有的程序和指令都遵循最新、最合适的标准执行。
报告结果必须准时,即结果必须及时提交至最终用户,以便其进行决策。
只有同时具备以上三个基本原则时,检测报告才是一份有效的报告。作为一名专业人士,你在报告最后的签名是对生产质量工艺的保证。报告就是你的作品。那么签上自己名字的时候,要为自己感到自豪。正如商业顾问John C. Maxwell所说的,“如果你不能改变你的日常行为,那么你的生活永远都不会得到改变。成功的秘诀其实就隐藏在你日常的点点滴滴中。”
内容清晰
你的写作内容即是你思维逻辑的体现。对任何团队来说,研究员做出的清晰易懂的报告就是一份宝贵的财富。
提高写作技巧的其中一种方法,就是每天花十分钟,大声朗读那些写作思路清晰的作者的文章。在关注其内容的同时,也要关注其书写风格。那些伟大的作家,在日常对话中的风格可能是模糊和粗心的,但在书面语言中,往往是仔细推敲,用词精确的。
始终使用谦恭、端庄和适当的语言,但又不能太过古板。使用一些特色词汇,避免使用那些“设置完成”或“可操作准备”之类的陈腔滥调。避免多余的短语,如“组装在一起”、“竣工”或“总数”。有些多余的词汇实际上是在侮辱读者。将那些胡言乱语从你的报告中剔除。同时要避免词不达意。所有的表达都要使读者一目了然。
对于一名记者,最重要的是不要“将重点掩埋”。他们会把最重要的标题内容放在最显眼的位置,而不是使其掩埋在大段的文字之中。这种方式同样也适用于NDT报告的专业撰写人员。在整个报告的开头,就应该让客户知道数据结果。所有的结果都通过数据来说话。如果报告所传达的结果是顾客不愿意接受的,那么在措辞上就应该保持一定的冷静和清醒。永远要记住的是,读者是不会去考虑你内心的想法的;因此你所需要做的就是根据这些结果,向那些工程师做出你的解释。当进行项目研究开发内容时,请务必使用逻辑描述法和详细描述法。一旦读者对信息感到困惑或产生误解时,很容易会因这些信息而分心。而一份清晰简明的报告可防止这种情况的发生[2]。
使用短单词和短句子来体现重要信息。这样使得报告一目了然,令人印象深刻。在检测过程中发生的一系列项目事件应该有序呈现。这样可以使读者轻松地进行有序阅读。使用主动语态来表达主体的行为。即保持句子主谓宾的顺序结构。比如,我们写“焊缝出现裂缝”,而不是写“有裂缝存在于焊缝中”。保持报告中规则的一致性。
报告中所使用的术语必须与客户对各种设备所使用的术语一致。比如A工厂可能将其中一处水槽简单地称为喷雾干燥吸收器(或SDA),而B工厂可能将其称为二氧化硫雾化器。对于那些正在进行检测的工件,避免使用缩略语或者俚语。在对设备的检测中,使用合适的术语才能有效改善报告质量。而这也有助于增强你对整个检测过程的理解。
报告要写的顺畅简洁,在报告完成后,再对全文进行校对审核。尝试通过一些可读性统计数据对报告进行审核,如使用Flesch Reading Ease测试数据[3]。只有可读性得分在60到80之间,读者才可能持续关注报告内容(表1、表2)。
表1.可读性测试(Flesch Reading Ease)得分指数实例
风格 |
易读性得分
|
每句话的平均单词
| 每100个单词的平均音节 |
杂志类型
|
估计的学校年级
| 估计美国成年人所占的比例 | 很简单 | 90-100 | 8个或更少 | 123个或更少 | 漫画 | 4年级 | 93 | 简单 | 80-90 | 11个 | 131个 | 低俗小说 | 5年级 | 91 | 相对容易 | 70-80 | 14个 | 139个 | 通俗小说 | 6年级 | 88 | 标准 | 60-70 | 17个 | 147个 | 文摘 | 7或8年级 | 83 | 相对困难 | 50-60 | 21个 | 155个 | 高品质读物 | 高中 | 54 | 困难 | 30-50 | 25个 | 167个 | 学术类 | 高中或大学 | 33 | 非常困哪 | 0-30 | 29个或更多 | 192个或更多 | 科学类 | 大学 | 4.5 |
表2.可读性统计信息的实例
字数 |
| 计数 | 所选文献 | 单词: | 566 | 字符数(不含空格) | 2922 | 字符数(含空格) | 3487 | 段落 | 3 | 句子 | 34 | 页数(近似) | 2 | 可读性 | 所选文献 | 每段平均句数 | 11.33 | 每句平均单词数 | 16.65 | 每个单词平均字符数 | 5.16 | 每页平均单词数 | 283 | 易读性得分 | 50.83 | 易读性评级等级 | 10 | 自动易读性指数 | 11 |
有一个很重要的问题是,当客户在阅读报告时,哪些信息是他们最想要获取的?当然,读者首先肯定是想要知道测试结果的,但我们同样也要注意读者人群。就那些接受检测的设备来说,不同的人员负责不同的专业领域,那么他们所需要的信息重点自然就有所不同。相对于文字来说,设计工程师可能需要获取照片和图纸方面的信息。设备维护经理能通过图表更好地获取信息,而操作人员可能更倾向于统计预测。
精确
一份报告的重要性,就和实际工作一样重要。在报告的详细内容中,很难去纠正或掩饰其在设计和检测执行中的任何不连续性。
我们要避免错误的累积效应。报告中的错误越多,那么其本身传递给读者的信息质量也就越差。可能你们会认为每个单独的错误,并不会降低报告的精确性。然而读者可能会对这些错误非常敏感。夹杂着错误的报告可能会造成读者阅读的中断,而从此以后,其可能会拒绝阅读有你署名的报告了。拙劣的语法和马虎的写作都会降低报告的可信度。最终造成的结果,是使报告的结论缺乏可信性。
在进行检测时使用可靠的系统,从而在报告中对检测项目做出可靠易读的注解,能够帮助确保报告的精确性。检测清单中应当包含程序守则,但往往最好的清单内容是结合检测员的使用经验,同时这些内容是和其他检测员之间形成共识的。
精确另一层引申含义是直接坦率。避免使用诸如“很显然,在彻底理解这种现象发生的原因之前,仍需要进行进一步的检测”之类的表述。遇到这种情况,应当直接告诉客户你并不了解这种现象。不要说类似“根据检测得出的典型结论,或分析结果显示”的言语,同样也不要对结果过多评论,而是应该向读者多展示一些彩色的图形或图像来表述结果。
避免使用主观形容词,坚持使用那些高度专一性的单词或词组。请牢记事实陈述往往会影响读者的注意力。
另外,在审核时,有一个比较好的技巧是从后往前读。使用这种方法能够有效地避免一些小错误。在写完报告后,隔一段时间从新审核能够进一步提高其精确度。
图1.工程思维导图
建立一个新文档之前,有必要预先格式化其字体、边距、间距、页眉和页脚。开发一个属于自己的典型报表格式,其可以根据报告的综合性,自行添加或删除章节内容。笔记本电脑和平板电脑是快速创建报告非常实用的工具。其便携技术允许用户将信息和结果在网上进行快速传输。
在需要时,一定要参考开发检测和报告中使用的最新程序和规范。如果其中的程序清单是第四版的,而第五版在半年前已经出版了,那么你的读者可能会对其精确性提出质疑。除了检核现行的程序规范,也要阅读一些过去的报告。
旧报告中的相同结论可以进一步证实其结论的可靠性。但同样,旧报告中的结论可能会和你的结论相矛盾。如果发生这种情况,应该提出详细的解释说明来捍卫自己的分析结果和精确性。为了提高今后反馈给客户的报告的精确性,我们应该针对不同的公司,就其预期目标的实现做出相应的调整改变。
准时
准时就是衡量你是否能够有效管理自己的时间。如果对你来说你自己的时间一文不值,那么其他人的时间就更一文不值了。迟交的报告会给客户留下糟糕的体验,也会使你和客户之间的关系变得紧张。甚至可能会对你的整个职业生涯造成伤害,给你的生活带来更多的压力。通常来说,这往往是由于研究员对报告和项目所需要花费时间的误判而造成的。
为了使你的报告能够准时提交,首先要做的,就是开始规划你的时间。合理安排好时间,你要认为时间非常紧迫,而不是非常宽松。如果你有三天的时间来完成书面报告,安排好你的时间表,每天都完成特定的任务。为了准时提交报告,重点是专注于你自身的工作领域。
主动管理你的时间并履行自己的诺言,以提供一份出色的报告。将你当前的工作项目放在首位,并学会对其他项目说不,当然你要向他人解释你手头上的报告是至关重要并且有最终期限的。与你的经理或客户进行坦诚的讨论,巩固自身的专业性,也对自身的任务做出承诺。
有很多方法都能够提高你的时间管理。首先,看看一天当中那些时间你的工作效率最高。然后,安排一整块必要的时间来完成详细的任务。手中始终持有项目图纸,并围绕其开发项目报告。在进行细节处理之前,完成报告的整体框架。当你感觉疲劳时,就应该及时休息。但是要记住,在休息停止报告时,应该终止于一句句子的中间,这样第二天继续制作报告时,就能够更快地进入状态。在一张便条上写上你完成报告的指定时间,然后将其张贴在你和其他人都能看到的比较显眼的位置。
对组织一份报告来说,一个较为有效的方法称为思维导图(图1)。思维导图又叫心智图,是表达发射性思维的有效的图形思维工具 ,它简单却又极其有效,是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧,把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。思维导图因此具有人类思维的强大功能。这是一种致力于将报告流程与大脑处理信息的自然方式相关联的一种方法。
创建一份伟大报告的十个简单原则:
1.报告简洁明了,但同时又要包含所有信息。
2.记得珍惜读者的时间。
3.对报告的结构进行组织,便于读者阅读。
4.避免陈词滥调,术语和多余的废话。
5.使用一张小规模的图片来进行大范围的总结。
6.反复检查拼写、语法、结构和精确性。
7.写的内容要便于读者理解。
8.使用的参考文献都是最新的。
9.提供那些能够激励行动的结论。
10.根据客户的反馈来改善你的报告。
为什么所有人都想要提高自身的报告写作技巧?因为你的经理和客户会根据而了解到你拥有很强的分析能力。报告显示了你的工作激情,也显示出你是如何将事实和所得到的结果呈现出来的。而公司所需要的人才就是具备这种技能的人。
问问自己在未来的20或30年,自己会进行什么类型的检查,接触什么类型的设备?而实际情况是人们只能大致猜测哪些技术会走在最前沿,而哪些技术会被废弃。但有一件事是肯定的,那就是检测的结果必将需要一份内容清晰、精确,且能准时提交的报告。
参考文献:
[1] Maxwell, J., The 15 Invaluable Laws of Growth: Live Them and Reach Your Potential, Center Street, New York, New York, 2012.
[2] Roy, J., “Thoughtful Writing,” Clear Writing with Mr. Clarity, December 2013.
[3] Flesch, R., “A New Readability Yardstick,” Journal of Applied Psychology, 1948.
[4] Buzan, T., The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential, Penguin Group, New York, New York, 1996.
来源:节选自《The NDT Technician》第13卷第4期,版权归原作者所有,如有侵权请联系我们及时处理
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